Elektroniskais paraksts — drošība un ērtības

Grāmatvežiem jau pašlaik ir labi pazīstama Valsts ieņēmumu dienesta (VID) piedāvātā elektroniskās deklarēšanās sistēma jeb EDS, kas ļauj saistības pret VID nokārtot ar interneta starpniecību. Savukārt jau vairākus gadus darbojas arī droša elektroniskā paraksta sistēma, kas līdz šim nav guvusi tik lielu uzņēmēju interesi un pieprasījumu. Pašreizējā sistēmas uzturētāja VAS «Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs» (LVRTC) Sertifikācijas pakalpojumu daļas vadītāja Zane Silgale sarunā ar «Bilances» galveno redaktoru Guntaru Gūti pieļāva, ka iemesls tam ir līdz šim nepietiekamā uzņēmēju informēšana par iespējām un priekšrocībām. Un vienlaikus viņa prognozē, ka tieši krīze veicinās uzņēmēju interesi par drošu elektronisko parakstu.

Drošība un ērtums

— Dažos vārdos, lūdzu, izskaidrojiet, kāpēc man kā uzņēmējam tik svarīgi būtu izmantot šo drošo elektronisko parakstu! Un kas tas īsti ir?

— Elektronisko dokumentu likums paredz vairāku veidu tā sauktos e-parakstus. Pirmais ir divu pušu rakstiska vienošanās, ka noteikta veida dati būs šis elektroniskais paraksts. Otrs ir drošais elektroniskais paraksts, kas ir krietnu pakāpi augstāks, tehnoloģiski drošāks. Piemēram, ja uzņēmējs izmanto drošu elektronisko parakstu, lai strādātu VID, LVRTC ir trešā persona, kas šajā gadījumā kā uzticams sertifikācijas pakalpojuma sniedzējs garantē, ka šis elektroniskais paraksts būs drošs pret viltojumiem un tādējādi tiks jau sākotnēji novērstas jebkuras iespējamās nesaskaņas starp VID un uzņēmēju dokumentu iesniegšanas jautājumos. Mēs zināmā mērā uzņemamies atbildību, ka sistēma strādās perfekti un būs droša. Esam arī apdrošinājuši savu profesionālo atbildību iespējamās problēmsituācijās. Jāpiebilst: līdz šim mums viss ir bijis pilnīgā kārtībā un nav bijušas nekādas problēmas. Populārākais pakalpojums ir e-paraksts — cilvēks saņem kartīti, kurā ir e-paraksta sertifikāts, kas ļauj parakstīt dokumentus, un autentifikācijas sertifikāts, kas dod iespēju tikt iekšā sistēmās — tāda kā elektroniskā pase elektroniskajā vidē. Piemēram, VID EDS var ielogoties ar VID paroli vai ar e-parakstu. Protams, biznesā un grāmatvedībā vairāk interesē šīs sistēmas sniegtie ieguvumi, un tie ir ļoti daudzi, piemēram, papīra dokumentu parakstām ar roku, savukārt ar drošu elektronisko parakstu parakstīts dokuments ir tikpat juridiski spēcīgs. Tas ļauj samazināt papīra dokumentu apjomu un ietaupa izmaksas, ko veido printeru, papīra tērēšana, dokumentu sūtīšana, kā arī ietaupa darbinieku laiku, noformējot dokumentu papīra formā.

— Pret kādiem iespējamiem riskiem jūs nodrošināt savus klientus?

— Visas drošības prasības reglamentē Eiropas Savienības (ES) direktīvas un LR likumdošana. Tādēļ katra darbība notiek atbilstoši ES un Latvijas pieņemtajiem standartiem. Iespējamie riski — tas nav tik svarīgi uzņēmējiem un grāmatvežiem. Tie ir mūsu iekšējie riski, ko regulāri identificējam un vērtējam. Lai klients iegūtu e-paraksta karti, viņam jādodas uz mūsu klientu apkalpošanas centriem, kuros tiek pārbaudīta konkrētas personas identitāte. Pēc pārbaudes tiek izgatavota un izsniegta karte ar abiem sertifikātiem, kas satur unikālu kodu. Turklāt kartei ir arī PIN kods papildu aizsardzībai. Parakstot attiecīgo dokumentu, notiek mijiedarbība starp PIN kodu, unikālā sertifikāta kodu un dokumenta tekstu, kas tiek parakstīts. Šī kombinācija izveido vēl vienu ciparu virkni, kas ir vēl viens unikāls kods, kas apliecina personu, kas parakstījusi šo dokumentu, un elektroniskā dokumenta autentiskumu.

— Kurš reāli kļūst par attiecīgā paraksta «īpašnieku»?

— Paraksta «īpašnieks», kā jau minēju, ir konkrēta fiziskā persona, un tā tas ir ikvienā gadījumā neatkarīgi no tā, vai to iegādājas pati fiziskā persona vai uzņēmums, kurā tā strādā. Tieši tādēļ arī to sauc par drošu elektronisko parakstu, ka attiecīgās kodu kombinācijas ļauj identificēt, konkrēti kura persona dokumentu ir parakstījusi. Noformējot karti, uzņēmums var tajā fiksēt, ka, piemēram, Jānis Bērziņš strādā attiecīgās firmas finanšu daļā, un tas arī parādīsies elektroniskā paraksta atšifrējumā. Bet brīdī, kad darbinieks nolemj pārtraukt darba attiecības ar uzņēmumu A, šī karte var tikt anulēta, bet var arī tikt dota līdzi Jānim Bērziņam, taču šajā gadījumā, jaunajā darbavietā parakstot dokumentus, parādīsies, ka Jānis Bērziņš ir uzņēmuma A finanšu daļas pārstāvis. Pastāv otra iespēja — kartē neiekļaut informāciju par amatu, tad parakstoties parādīsies tikai Jāņa Bērziņa vārds un uzvārds.

— Kā reāli notiek parakstīšana? Vai šis kods parādās arī uz dokumenta?

— Ciparu kombinācija uz paša dokumenta neparādās. Tā parādās uz «aploksnītes», kas satur konkrēto elektronisko dokumentu.

Ne visi rēķini tiek noformēti pareizi

— Kā ir ar dokumentiem, piemēram, rēķiniem, kuri klientiem tiek izsūtīti ar piebildi, ka dokuments sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta? Gada sākumā izvērtās diskusija par šo jautājumu, uzsverot, ka ne gluži katrs uzņēmums, kas šādi noformē un izsūta finanšu dokumentus klientiem vai sadarbības partneriem, to var darīt un klients var arī šādu dokumentu nemaz neapmaksāt.

— Rēķinu apriti reglamentē likums par grāmatvedību un likums par pievienotās vērtības nodokli. Pirmais no šiem likumiem, protams, ir galvenais, kas reglamentē grāmatvedības apriti un skaidri pasaka: nedrīkst iegrāmatot nekādus ierakstus, ja tie nav pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Līdz ar to jāizvērtē, vai konkrētais rēķins uzskatāms par attaisnojuma dokumentu. Ja šis dokuments uzskatāms par tādu, tad likums par grāmatvedību skaidri definē, kā jābūt šādam rēķinam noformētam. Un viens no galvenajiem kritērijiem —dokumentam jābūt parakstītam. Tātad — vai nu ar roku, vai arī ar elektronisko parakstu. Tur nav variantu. Savukārt likums par pievienotās vērtības nodokli reglamentē nodokļu rēķinu aprites kārtību. Un var būt tā, ka nodokļu rēķins nav attaisnojuma dokuments. Tādā gadījumā nodokļu rēķins var būt bez paraksta. Tomēr, kā mūsu grāmatveži saka: pamatā visi nodokļu rēķini ir arī attaisnojuma dokumenti. Līdz ar to arī šiem rēķiniem jābūt parakstītiem vai nu ar roku, vai e-parakstu. Līdz ar to lielāko daļu saņemto rēķinu, kuros ir ieraksts «sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta», pēc mūsu ieskata, var arī neapmaksāt, jo tas nav attaisnojuma dokuments. Un mums ir tiesības pieprasīt, lai attiecīgo rēķinu atsūta ar parakstu — ar roku vai ar elektronisko parakstu. Tagad rēķinu izrakstītāji sākuši saprast šo niansi. Varbūt tas ir krīzes dēļ, bet pie mums jau vērsušies daudzi klienti, un pašlaik mums izstrādes stadijā ir projekts, kura ietvaros palīdzēsim gatavot uzņēmējiem rēķinus, kas būs parakstīti ar drošu elektronisko parakstu. Šie uzņēmēji vēlas nodrošināties pret iespēju, ka klients varētu atteikties apmaksāt rēķinu. Ja dokumenti būs pareizi noformēti, saistību nepildīšanas gadījumā attiecīgie uzņēmēji varēs pret parādniekiem vērsties tiesā. Jo pareizi noformēts dokuments ir pamats prasības atzīšanai par pamatotu, savukārt neparakstīts rēķins negarantē iespēju, ka klients tiks atzīts par vainīgu saistību nepildīšanā.

— Kā var pārbaudīt, vai rēķina piestādītājs ir noformējis to ar elektronisko parakstu, ja nav paraksta ar roku?

— Kā jau minēju — viens ir drošais elektroniskais paraksts, bet otrs ļauj darījumā iesaistītajām pusēm savstarpēji vienoties par šādu dokumentu parakstīšanas kārtību, izstrādājot paši savu kārtību, kādā veidā dokumenti tiek parakstīti elektroniski un kā iespējams pārbaudīt paraksta derīgumu. Ja ir šāda vienošanās starp partneriem, iespējams, tiks atsūtīts rēķins, kurā būs konkrēta simbolu kombinācija kā paraksts. Taču šādā situācijā, iespējams, būs daudz sarežģītāk pārbaudīt, kura konkrētā persona no otras darījuma puses ir parakstījusi un vai to nav savtīgos nolūkos izmantojusi kāda trešā persona. Savukārt, kad tiek izmantots drošais elektroniskais paraksts, tad jūs savā e-pastā saņemat dokumentu, kura formāts ir apzīmēts kā e-doc. Līdz ar to, kad e-doc atver vaļā, tas ir attiecīgi noformēts un uzreiz redzams, ka to parakstījusi konkrēta persona uzņēmuma vārdā, un iespējams pārbaudīt, vai šīs personas e-paraksts ir bijis derīgs parakstīšanas brīdī un vai dokuments nav bijis izmainīts kopš parakstīšanas brīža. Šādi mēs garantējam, ka dokuments ir autentisks un var droši to izmantot – piemēram, apmaksāt saņemto rēķinu.

— Kā ir ar fiziskām personām? Ja, piemēram, mans klients neizmanto drošu elektronisko parakstu, vai es kā šīs sistēmas izmantotājs varu izsūtīt klientam šādi parakstītu rēķinu?

www.e-me.lv

— Un, ja es vēlos savā datorā šādu programmu instalēt, cik man tas maksās?

— Klients saņem bezmaksas programmatūru, iegādājoties e-paraksta karti. Bet arī tad, ja pašu drošo elektronisko parakstu nevēlaties izmantot, bet tikai skatīt, piemēram, šādi noformētus saņemtos rēķinus, arī tad šo programmatūru iespējams no mūsu mājaslapas lejupielādēt savā datorā bez maksas.

Savietojams ar grāmatvedības sistēmām

— Grāmatvežiem ir būtiski, lai jebkura jauna programma būtu savietojama ar izmantoto grāmatvedības programmu, kas iegādāta uzņēmuma vajadzībām. Vai droša elektroniskā paraksta sistēmas dokumentus iespējams viegli, bez liekām darbībām ievietot savā grāmatvedības programmā?

— Saņemto rēķinu, kas noformēts kā e-doc, grāmatvedis var manuāli pārvietot no e-pasta sistēmas savā grāmatvedības programmā, un tur parasti nekādu problēmu nav bijis. Vai arī ir vēl otrs variants — atkarībā no grāmatvedības programmas piedāvātajām iespējām šāds rēķins jau automātiski tiek ievietots jūsu uzņēmuma grāmatvedības programmā. Piemēram, mūsu uzņēmumā ieviesta dokumentu vadības sistēma — tiklīdz mūsu biroja vadītāja e-pastā saņem kādu elektroniski parakstītu dokumentu, viņa to manuāli ievieto šo, piemēram, rēķinu mūsu dokumentu aprites sistēmā. Taču patlaban mūsu speciālisti strādā pie tā, lai elektroniski saņemtie elektroniski parakstītie dokumenti mūsu sistēmā tiktu ievietoti automātiski, pirms tam jau e-pasta sistēmā pārbaudot, vai šie e-doc ir autentiski.

— Biznesam, ieviešot jebkuru jauninājumu, svarīgākie kritēriji ir izmaksas, kvalitāte un drošība.

— Jāatzīst, daļa uzņēmēju apzinās šīs sistēmas priekšrocības, bet citi to vēl nav apjautuši. Viens no iemesliem noteikti ir informācijas trūkums par šīs sistēmas iespējām. Patlaban, kopš LVRTC pārņēma droša elektroniskā paraksta sistēmas uzturēšanu, cenšamies maksimāli skaidrot uzņēmējiem šīs sistēmas iespējas. Arī pašu uzņēmēju interese ir būtiski palielinājusies. Un, piemēram, līdz šā gada 1. oktobrim drošam elektroniskajam parakstam kopumā jau bija reģistrējušies 26 877 personas, bet jāatzīst, aktīvo karšu skaits ir aptuveni 18 tūkstoši, kas arī nav mazs skaitlis. Pats primārais patiešām ir drošība un nodrošināšanās pret iespējamo krāpniecību. Bez drošā elektroniskā paraksta LVRTC piedāvā tādu opciju kā «Laika zīmogs». Šī opcija ir ļoti būtiska, gan slēdzot līgumus, gan izrakstot rēķinus un noformējot jebkuru citu dokumentāciju, jo ar «Laika zīmogu» tiek fiksēts dokumenta parakstīšanas brīdis un to nekādi nav iespējams mainīt — ne mainot datumu datorā, ne arī uz noformējamā dokumenta — līdz ar dokumenta elektronisku parakstīšanu sistēmā tiek fiksēts paraksta izdarīšanas brīdis. Piemēram, ļoti būtiski tas ir apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātos pret iespējamu krāpniecību. Drošu elektronisko parakstu izmanto lielākā daļa Latvijā strādājošo apdrošināšanas kompāniju.

— Esam jau pieraduši, ka novitātes pieņemam salīdzinoši kūtri. Jāatzīst, 18 tūkstoši aktīvu lietotāju nav nekāds milzīgais skaitlis…

— Protams, tomēr esam tikai tā pa īstam sākuši aktīvu sistēmas izplatīšanu. Un vienlaikus jau patlaban ceram, ka tuvākajos gados droša elektroniskā paraksta lietotāju skaitu mums izdosies vismaz trīskāršot. Manuprāt, šā mērķa sasniegšanā varētu palīdzēt tieši pašreizējā krīze, jo uzņēmēji vēlas daudz vairāk nodrošināties pret iespējamiem zaudējumiem, krāpniecību. Turklāt laikā, kad katrs uzņēmējs cenšas pēc iespējas mazināt visdažādākos izdevumus, ir iespēja maksimāli atteikties no dokumentu aprites papīra formā. Turklāt arī likumdošana nosaka, ka pašvaldību un valsts iestādēm jāpieņem elektroniski pareizi noformēti un parakstīti dokumenti, kas atkal uzņēmējam atvieglo ikdienas darbu — nav jāgatavo dokumenti papīra formā un nav jādodas uz attiecīgo iestādi, vienalga, vai tās būtu atskaites VID vai arī iesniegums citai valsts iestādei, uz kuru grāmatvedis vai uzņēmuma vadītājs var operatīvi saņemt atbildi — arī elektroniski.