Latvijā radīta, pasaulē pārbaudīta - laika uzskaites programma efektīvam darbam no mājām

Kā portālam TVNET norāda "Draugiem Group" pārstāvis Jānis Palkavnieks, tagad, kad strādāšana no mājām vairs kaut kas ekskluzīvs, kas pieejams tikai dažiem, bet gan obligāta nepieciešamība, arvien straujāk aug uzņēmumu skaits, kas steidz ieviest darba laika uzskaites programmu saviem darbiniekiem, lai spētu efektīvi pārvaldīt darbiniekus attālinātā režīmā.

Diezgan pēkšņi ikviena cilvēka ierastais ritms ir pilnībā mainījies. Ja iepriekš mājas lielākajai daļai no mums bija vieta, kur atpūsties pēc ikdienas skrējiena, tad tagad tās ir kļuvušas par telpām - darbam, sportam un izklaidei. Nav viegli lielāko daļu no dienas pavadīt četrās sienās, tāpēc tagad, kā vēl nekad, darba devējiem ir nepieciešams ieguldīt rīkos, kas sniegs atbalstu un atvieglos darbinieku ikdienu, paralēli palielinot viņu produktivitāti un darba spējas.

Kā padarīt darbu no mājām efektīvāku?

Pat, ja liela daļa darbinieku agrāk varēja tikai sapņot par iespēju nepārtraukti strādāt no mājām, tagad daudziem nākas secināt, ka ir diezgan grūti mājas apstākļos būt patiesi produktīvam un efektīvi organizēt savus darba uzdevumus, neļaujot esošajai videi novērst uzmanību un māju pienākumiem ņemt virsroku. Viens no efektīvākajiem veidiem, kā ievērot konkrētu grafiku un sekot līdzi izdarītajiem darbiem, ir darbinieku produktivitātes un darba laika uzskaites ieviešana, kas atvieglo dzīvi ne tikai darba ņēmējiem, bet arī darba devējiem.

Profesionālai un uzticamai darba laika uzskaites programmai ir jākļūst par katra darbinieka labāko draugu, kas palīdz darba pienākumu organizēšanā, neļauj pārstrādāties, taču nodrošina punktuālu un korektu patērētā laika uzskaiti aktuālajiem projektiem.

Kāpēc darbiniekiem ir nepieciešama "DeskTime" darba laika uzskaite?

Viena no pieprasītākajām darbinieku produktivitātes sistēmām visā pasaulē ir Latvijā radītā uzņēmuma "DeskTime" laika uzskaites programma, kuru jau izmanto teju vai 10 000 uzņēmumu visā pasaulē. Šajā periodā, kad darba uzdevumiem pa vidu vēl mijas mājas dzīves pienākumi un ir jāsaskaras ar jaunām problēmām, kādas birojos vienkārši nebija aktuālas, ļoti svarīgi ir nodrošināt darbiniekus ar iespēju efektīvi organizēt savu darba režīmu.

DeskTime sniedz vairākus gudrus un darbiniekiem draudzīgus risinājumus:

• "Pomodoro" taimeris

Pēc darbinieka izvēlēta perioda pavēsta, kad ir pienācis laiks atvilkt elpu no darba pienākumiem. Tas palīdz darbiniekiem nepārstrādāties, kā arī ievērot noteiktu darba ritmu, palīdzot strādāt produktīvāk un plānot savu laiku - īpaši aktuāli darbam no mājām. Šīs pauzes noteikti var izmantot sev par labu, piemēram, izmazgājot netīro kafijas krūzi vai samīļojot un pabarojot savu mājdzīvnieku.

"DeskTime" programmatūra uzskaita patērēto darba laiku automātiski, tāpēc, novēršoties no datora, tā pārtrauks to darīt.

• Privātā laika funkcija

Privātā laika funkcija ļaus darbiniekiem brīvi “pazust” no darba devēju acīm noteiktā darba laika ietvaros un veikt sev nepieciešamās darbības datorā, kas neattiecas tieši uz darba pienākumiem. Šī funkcija ļauj saglabāt darbinieka privātumu, piemēram, pusdienu pauzē, kad var neviena netraucēti brīvi patērēt jebkuras sev svarīgas lietotnes, vai, piemēram, apmaksāt rēķinus bankā.

Darbiniekiem ir svarīgi apzināties, ka no viņiem negaida nepārtrauktu darbu astoņu stundu garumā, bet gan produktīvu darbu īsākos laika posmos, kas neļauj pārgurt un izdegt.

Uzņēmumu lielākais atbalsts

Nevar noliegt, darba devējiem šis ir uztraukumiem bagāts posms. Stresam par Covid-19 straujo izplatību un no tā izrietošo ekonomisko situāciju valstī un pasaulē, paralēli vēl ir jāspēj vadīt komandu, kad tā strādā attālināti. Šajā situācijā arvien vairāk uzņēmumi steidzami meklē risinājumus, kā no mājām turpināt vadīt savu uzņēmumu.

Pēc straujā klientu pieauguma un jau pirmajām atsauksmēm varam secināt, ka šajā ārkārtas situācijā "DeskTime" loma efektīvā darbinieku pārvaldē ir izšķiroša. Neatkarīgi no komandas lielumu, automātiskā darba laika uzskaite piefiksē visus darbinieka projektus, izmantotās lapas un lietotnes, atklājot gan darbinieku liekās aktivitātes, gan ļaujot veiksmīgi sekot līdzi visiem aktuālajiem projektiem un to patiesajam izpildes laikam. Šīs ir tikai dažas no funkcijām, kas atvieglo uzņēmēju dzīvi un samazina stresu par komandas darbinieku turpmāko pārvaldi.

Ieteikumi efektīvam darbam no mājām

"DeskTime" izstrādātāju komandai strādāšana attālināti pašiem nav nekas jauns, tāpēc saņemam regulāri jautājumus par to, kas vēl varētu palīdzēt efektīvi organizēt darbu attālināti. Šeit būs galvenie ieteikumi, pēc kuriem vadāmies arī mēs savā ikdienā:

• Ieturēt darba efektivitāti no 80% līdz 100% un ilgtermiņā nestrādāt vairāk kā paredzēts, lai nerodas izdegšana;

• Sekot līdzi "Pomodoro" taimera atgādinājumiem (52min; 60min vai 90min) un atpūsties piecas minūtes pēc paziņojuma;

• Skrupulozi uzskaitīt laiku ar projektu taimeri, kas parādīs skaidru ainu tam, kā tiek strādāts un ļaus savā starpā salīdzināt darbus, kuriem veltīts laiks ar iepriekš plānotajiem darbiem izvēlētajam laika periodam (dienai/nedēļai/mēnesim);

• Neaizmirst par svaigu gaisu un pastaigām, kas ir vitāli svarīgas produktīvam darbam no mājām, jo beidzot ļauj ķermenim izkustēties. Protams, neaizmirstot minimālo divu metru distances ievērošanu no apkārtējiem.

Savukārt komandas vai uzņēmumu vadītājiem iesakām padomāt par šiem trim ieteikumiem, vadot attālināto darbu:

• Izrunāt un vienoties ar saviem darbiniekiem par laika uzskaites parametriem, lai komanda nejustos kā zem palielināmā stikla;

• Ļaut darbiniekiem pašiem uzlabot savu produktivitāti, ieviešot nelielu sacensības garu, kurš būs produktīvākais nedēļas vai mēneša darbinieks;

• Sakārtot produktivitātes uzstādījumus katras darba grupas specifikai (piemēram, sociālo tīklu administratoriem "Facebook" tiktu attiecināts uz produktīvo vietņu sarakstu, kas gan neattiektos uz, piemēram, grāmatvežu ikdienu).

Neatkarīgi no tā, vai lietojat laika uzskaites programmatūru, attālināta darba vadībai nāksiet padomāt arī par:

• Virtuālajām sapulcēm

Virtuālā sapulces ir ne tikai lielisks veids, kā darbiniekiem pavēstīt, kā viņiem sokas ar darba izpildi un uzdot sev neskaidros jautājumus, bet arī socializēties ar darbiniekiem, bez kuriem viņu ikdiena agrāk nebija iedomāja. Šajā nestandarta situācijā, kad socializēšanās ir ļoti ierobežota, darbinieki pozitīvi novērtēs iespēju arī parunāties ar saviem kolēģiem darba dienas ietvaros.

• Citām attālinātā darba lietotnēm

Ļoti svarīgi ir pievērst uzmanību arī citām lietotnēm, kas varētu atvieglot savstarpējo komunikāciju, kad tā nav iespējama klātienē. No savas puses ikdienas komunikācijai iesakām lietotni "Slack", ātrai failu apmaiņai ļoti noderīgi - "Google Drive", bet veiksmīgai un efektīvai projektu pārvaldībai var noderēt tādas aplikācijas, kā "Asana", "Trello", "Basecamp" vai "GitLab".