Piemēroti un droši rīki attālinātam darbam

Rudenī, 15. un 16. oktobrī, Baltijas uzņēmumu pārstāvji sev piemērotus digitālos risinājumus un tehnoloģiju partnerus varēs atrast biznesa tehnoloģiju pasākumā “RIGA COMM 2020”. Bet šobrīd ir iespējams piedāvāt digitālos rīkus komunikācijai un sadarbībai, kas ļaus darbiniekiem strādāt elastīgāk un uzņēmumiem vieglāk, kā arī dažus vērtīgus kiberdrošības eksperta ieteikumus.

Droša piekļuve visiem nepieciešamajiem dokumentiem

Veicot digitālo rīku un mākoņpakalpojumu izvēli, noteikti ir jāizvērtē pakalpojuma sniedzēja un paša pakalpojuma uzticamība – kā to var ietekmēt tās valsts likumdošana, kurā uzņēmums reģistrēts vai fiziski atrodas, vai pakalpojums darbosies bez traucējumiem un tik ilgi, cik tas būs nepieciešams, vai būs pieejams lietotāju atbalsts, vai nepieciešamības gadījumā būs iespējams atgūt pārraidītos / sniegtos datus.

Tāpat arī jāizvērtē, vai informācija būs drošībā – vai pakalpojuma sniedzējs ir parūpējies, lai mazinātu iespēju, ka tai piekļūs kāds, kuram tā nav paredzēta, vai dati netiks apzināti nodoti trešajai pusei, vai pastāv iespēja, ka datus kāds var nesankcionēti labot vai uzlauzt.

No pakalpojumu sniedzēja uzticamības viedokļa paši uzticamākie rīki, protams, ir tie, kas ir bāzēti pašā uzņēmumā vai vismaz par tiem ir noslēgts individuāls lietošanas līgums. Ja organizācija izvēlas izmantot publiski pieejamu, jau gatavu digitālo rīku, noteikti rūpīgi jāizpēta lietošanas noteikumi un abu pušu tiesības.

Visticamāk, noteikumi garantēs drošu informācijas pārsūtīšanu un nebūs jāsatraucas, ka datiem varēs piekļūt, piemēram, kaimiņi, bet pakalpojuma sniedzējs paturēs iespēju pakalpojumu nodrošinātājam pašam izmantot pārsūtītos datus. Izvēloties pakalpojumu piedāvātāju, jāizvērtē arī informācijas saturs – vai tā ir slepena, vai satur sensitīvu informāciju un vai tās nokļūšana ārpus uzņēmuma kontroles var radīt kādas problēmas.

Bez ērtas piekļuves organizācijas informācijas resursiem attālināts darbs noteikti, ja ne apstātos, tad kļūtu krietni sarežģītāks. Daži no populārākajiem dokumentu dalīšanās un dokumentu vadības rīkiem ir "Google Drive", "Microsoft Teams", "Microsoft Sharepoint" un "Dropbox".

Piekļūšana visām darba sistēmām un dokumentiem

Kā visdrošāko risinājumu strādāšanai attālināti “possible.lv” vadošais pētnieks un IT drošības eksperts Kirils Solovjovs iesaka VPN (virtual private network) jeb uzņēmuma virtuālā privātā tīkla izveidošanu. Šis risinājums ļauj, nesatraucoties par izmantotā bezvadu tīkla uzticamību, droši “nokļūt” darba tīklā un piekļūt visām tajā esošajām sistēmām un dokumentiem tā, it kā darbinieks ar datoru atrastos darba telpās.

VPN uzstādīšana gan veicama centralizēti, un to vajadzētu uzticēt kompetentam uzņēmuma speciālistam. Taču jāuzsver, ka jebkādu digitālo rīku izvēli vajag uzticēt IT nodaļai, kas centralizēti izvēlas ne vien funkcionāli, bet arī no drošības apsvērumiem piemērotākos risinājumus.

Daži no pieejamajiem risinājumiem: "NordVPN", "ExpressVPN", "CyberChost VPN", "Hotspot Shield", "Surfshark", "PrivateVPN", "TunnelBear VPN", "IPVanis" un "Private Internet Access".

Klientu attiecību vadība (CRM) Sekmīgai klientu apkalpošanai ir pieejama šāda programmatūra: "Salesforce", "Zendesk", "MS Dynamics 365", "Scoro", "Pipedrive", "Standard CRM by HansaWorld", SAP CRM, "ZohoCRM", "Sage CRM", "Oracle CRM", "Siebel CRM", "Bitrix24", "SugarCRM", "vtiger CRM", "Creatio", "Meemo", "Norgate" un "amoCRM".

Rīki personālvadībai (HCM) Pieejami arī pārdomāti rīki personāla piesaistei, darbalaika plānošanai un novērtēšanai: latviešu "CakeHR by Sage", "Sympa HR", "MS Dynamics 365", "BambooHR", "eddyHR", "NetSuite SuitePeople", "SAP SuccessFactors", "Paddle HR", "PurelyHR", "Zenefits", "Bitrix24", "PeopleBookHR", "Workday", "Kronos" un "Namely".

Risinājumi klientu atbalstam Rīki un risinājumi, kas ļaus izveidot un uzturēt labākas attiecības ar klientiem: "Help Scout", "Zendesk", "Zoho Desk", "Salesforce Service Cloud", "Jira Service Desk", "Desk.com", "Cisco Webex Support", "Oracle Service Cloud", "TeamSupport", "LiveAgent", "Freshdesk", "Helpjuice", "Khoros Care", "ConnectWise Manage", "Intercom", "Groove" un "AzureDesk".

Virtuālai sapulcei

Lai veicinātu strukturētas sarunas, radītu jaunas idejas, nodotu svarīgu informāciju “aci pret aci”, pieejami videozvanu un videokonferenču pakalpojumi: "Skype", "Zoom", "Google Hangouts Meet", "Microsoft Teams" (ietver Skype for Business), "Cisco Webex Meetings", "GoToMeeting", "Slack", "CyberLink U Meeting", "BlueJeans Meetings", "Jitsi Meet", "Whereby" un "Adobe Connect".

Organizācijām ir pieejami arī dažādi atvērtā koda risinājumi, kurus IT administrators bez maksas instalē uz uzņēmuma servera, un tad uzņēmumam nav jāsatraucas par pārsūtīto datu drošību. Drošības eksperts Kirils Solovjovs kā piemēru min videokonferenču rīku Jitsi, ko var lietot kā uzticamāku alternatīvu popularitāti guvušajam Zoom.

Iekšējai saziņai un komandas sajūtas veicināšanai

Digitālās platformas un organizāciju iekšējie sociālie tīkli, intraneti, ko uzņēmumi var izmantot gan tieši ar darbu saistītās informācijas apmaiņai, gan iekšējās komunikācijas aktivitāšu īstenošanai, ir latviešu Whimsical, Yammer, Jive, Trello, Teamwork, Asana, Bitrix24 un arī Facebook veidotais Workplace.

Tērzēšanai un ātrai saziņai Ātrai un operatīvai informācijas apmaiņai organizācijas var lietot arī WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Signal, Discord, Slack un Google Hangouts Chat.

Procesu pārraudzībai

Uzdevumu un projekta vadības un plānošanas rīki ļauj ērti pārvaldīt arī kompleksus procesus ar daudzām iesaistītajām pusēm un sekot uzdevumu izpildes statusam. Populārākie rīki: Asana, Trello, Basecamp un Productive.

Darba laika uzskaitei

Programmatūras automātiskai darba laika uzskaitei reāllaikā ļauj uzlabot komandas produktivitāti un fiksēt katram projektam patērētās cilvēkstundas: latviešu Desktime, igauņu Toggl, Hubstaff, Rescuetime, Time Doctor, Timeneye, Harvest, Qbserve un Everhour.

Satura vadībai

Ērtai un vienkāršai organizācijas mājaslapas izveidei un biznesam būtiskās informācijas nodrošināšanai globālajā tīmeklī vari izmantot pieejamos satura vadības rīkus (CMS) WordPress, HubSpot, Joomla!, Drupal, TYPO3 vai Wix.

E-komercijas platformas

Ja uzņēmuma darbība ir preču vai pakalpojumu pārdošana, izvēlies kādu no interneta veikalu platformām – WooCommerce, Shopify, Magento vai PrestaShop.

E-pasta mārketings

Rīki automatizētai e-pastu izsūtīšanai, kas palīdz ērti un vienkārši sazināties ar esošajiem un potenciālajiem klientiem visā pasaulē, ir latviešu Mailigen by Pipedrive, Smaily, Mailchimp, MailerLite, Salesmango, HubSpot, kā arī ActiveCampaign.

Rīki datu vizualizēšanai Vienkārši biznesa inteliģences rīki ērtai datu vizualizācijai, ko piedāvā latviešu uzņēmumi, ir Zoomcharts, eazyBI un Flex.bi.

Skaidra uzņēmuma politika samazina darbinieku pieļautās kļūdas

Ņemot vērā vīrusa izraisīto masveida pielāgošanos attālinātam darbam, katras organizācijas vadībai ir pēdējais brīdis pārskatīt ārkārtējo situāciju un krīzes vadības politiku, lai atbildīgie darbinieki zinātu, kā rīkoties. Visticamāk, ir nepieciešams veikt arī ikgadējo politikas pārskatīšanu un atjaunošanu! Lai rūpētos par organizācijas IT infrastruktūras drošību, darbiniekiem noteikti būtu jāatgādina uzņēmuma IT lietotāja uzvedības politika vai vadlīnijas – kāda ir pieļaujama rīcība un ko noteikti nedrīkst darīt, izmantojot organizācijas IT tīklus un resursus, tai skaitā e-pastu.

Informācija darbiniekiem par drošības riskiem attālinātai strādāšanai

Uzteicami, ja uzņēmums ir izveidojis arī attālinātā darba politiku, kas pievērš darbinieka uzmanību ne vien tam, vai lietotā ierīce un interneta savienojuma veids ir drošs, bet arī tam, vai fiziskā apkārtne ir droša, piemēram, vai ekrānā notiekošais nav redzams novērošanas kamerās. Ja uzņēmums darbinieku nenodrošina ar drošu un pārbaudītu organizācijas ierīci, IT speciālistam noteikti vajadzētu pārliecināties, vai lietojamā privātā ierīce ir droša un nesatur ļaunatūru. Ja viena un tā pati ierīce tiek lietota gan darba, gan privātām vajadzībām, ieteicams izmantot darba un privāto profilu nodalīšanu, lai novērstu privāto un darba failu sajaukšanos, kā arī mazinātu drošības riskus.

Ieteikumus par IT drošību nodrošina “CERT.LV” Informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanas institūcija “CERT.LV” ir sagatavojusi ieteikumus attālinātam darbam ārkārtas situācijas apstākļos par vispārējiem riskiem, apstrādājamās informācijas glabāšanu, tiešsaistes sanāksmēm, VPN drošību, datoriem līdzņemšanai un piekļuves tiesību ierobežojumiem. “CERT.LV” sadarbībā ar “NIC.LV”, Latvijas domēnvārdu reģistra turētāju, ir izveidojuši arī DNS ugunsmūri. Tas ir bezmaksas rīks individuālu lietotāju un organizāciju pasargāšanai no kiberapdraudējumiem, tādiem kā viltus banku lapas, krāpnieciskas tirdzniecības platformas, vīrusus izplatošas vietnes u. c.

“RIGA COMM” ir ikgadējs biznesa un IT nozares pasākums Baltijā, kur uzņēmuma resursu vadības, dokumentu vadības, personāla vadības un drošības sistēmu izstrādātāji un piegādātāji, mākoņpakalpojumu, interneta un digitālā mārketinga pakalpojumu sniedzēji, web risinājumu un mobilo aplikāciju izstrādātāji, kā arī IKT produktu ražotāji piedāvā gatavus un personalizētus risinājumus dažādu nozaru un lieluma uzņēmumiem, pašvaldību iestādēm un organizācijām to efektīvai darbībai.