Procesus nedrīkst palaist pašplūsmā

Runājot par iespējamo krīzes scenāriju, Beķere pauž, ka uzņēmumam attīstoties, bija nepieciešams izstrādāt uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānu (business continuity plan - BCP) un stratēģiju, kurā tika izskatīti vairāki scenāriji dažādām krīzes situācijām. To gatavojot, bija svarīgi reāli izvērtēt katru konkrēto situāciju un kā tā ietekmētu uzņēmumu.

“Mēs kā ar uzņēmuma aktīviem strādājoši speciālisti vienmēr ar piesardzību sekojam līdzi ekonomikas attīstībai. Ārkārtējās situācijas stāvoklis pienāca strauji un arī pašas krīzes esība – pandēmija – bija nestandarta situācija, tādējādi sarežģīti bija prognozēt cilvēku un uzņēmēju paradumus, valsts nostāju un ierobežojumus. Dzīve pierādīja, ka ir jābūt plānam, kā rīkoties ārkārtas situācijās, un, ka uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošana nav tikai formāls dokuments, kas nepieciešams sadarbības partneriem un klientiem,” saka Beķere.

Viņa piebilst, ka uzņēmumam ļoti palīdzēja tas, ka jau laikus tika uzsākta pāreja uz elektroniskas informācijas, dokumentu iesniegšanas un apstrādes procesu. Uzņēmumā jau bija ieviesta iespēja darbiniekiem strādāt no mājām. Ātra lēmumu pieņemšana un komunikācija ar darbiniekiem un klientiem palīdzēja nepārtraukt ikdienas procesus.

Jautāta, kā Covid krīze ir skārusi uzņēmumu, Beķere atklāj, ka informācija par Covid-19 medijos bija jau kopš decembra, tādējādi tas bija tikai laika jautājums, līdz vīruss nonāks līdz Latvijai.

“Mēs spējām strauji pielāgoties situācijai, jo uzņēmuma darbiniekiem ir nodrošināts viss tehniskais aprīkojums darbam no mājām un ikdienā aktīvi izmantojam informācijas tehnoloģijas. Tas viss palīdzēja veiksmīgi darboties arī ārkārtējās situācijas laikā, nezaudējot produktivitāti un kvalitāti,” saka Beķere.

Viņa norāda, ka šādas situācijas ļauj uzņēmuma vadībai izvērtēt savu darbību un ilgtermiņa mērķus, pārskatīt finansiālo un cilvēkresursu situāciju. Apstākļi pierādīja, ka ārpakalpojuma grāmatvedība šādā gadījumā ir drošāk nekā grāmatvedis uz vietas – mazinās risks, ka grāmatvedis saslimst un tādējādi teju apstājas uzņēmuma darbība.

“Esam novērojuši, ka daudzi Latvijas uzņēmēji, kas nebija domājuši par ārpakalpojumu, šobrīd saprot tā priekšrocības. Tas palīdzējis mums arī attīstīt jau esošus pakalpojumus un piedāvāt jaunus, piemēram, personāla lietvedības ārpakalpojums (jo īpaši palīdzēja uzņēmumiem darba tiesisko attiecību jautājumos – konsultācijas par Darbu likumu un iespējamiem scenārijiem cilvēkresursu vadībā), tulkojumi angļu-latviešu/latviešu-angļu (ārvalstu klienti piesakās dīkstāvei, tulkojam pieteikumu VID, VID lēmumu tulkojam un sūtam klientam), tāpat arī nodokļu konsultācijas, jo bijām mediators starp valsti un uzņēmēju. Lai arī kopumā valdība veiksmīgi tika galā ar straujo Covid-19 ienākšanu, sapratām, ka ir svarīgi, kādā “valodā” valsts komunicē ar iedzīvotāju un uzņēmēju,” skaidro “Numeri” vadītāja.

Beķere atminas, ka ir bijušas neskaidrības no VID puses, papildinājumi, izmaiņas Covid likumā, VID interpretācijās (īpaši par pabalstiem) un dažbrīd šķita, ka katrs interpretē likumu kā prot un valsts atsevišķas nianses uzņēmējam saprotamā valodā nemaz nevar paskaidrot.

“Te parādījās iespēja mums kā ekspertiem – ļoti strādājām pie tā, lai mūsu klienti veiksmīgi “pārziemotu” šo periodu. Izaicinājums lielai daļai uzņēmumu – droša IT vide, un tas mums ir veiksmīgi nodrošināts – klients var būt drošs, ka dati ir pasargāti un darbs izdarīts,” saka Beķere.

Kas kopumā mainījies uzņēmuma darbībā kopš krīzes sākuma? Beķere pauž, ka uzņēmums spēja efektīvi un veikli pielāgoties, pārorientēties un arī klienti tika aicināti darīt tāpat.

“Šī situācija palīdzējusi visiem pāriet uz elektronisko vidi – rēķini, līgumi, gada pārskati ar elektronisko parakstu, komunikācija videokonferencēs. Samazinās papīra apjoms, jo klients arvien vairāk apzinās, ka tam nav nepieciešamības un daudz ko saskaņā ar normatīvajiem aktiem var nodrošināt elektroniski. Mēs jūtamies vēl tuvāki klientiem, jo ātri reaģējām uz situāciju un proaktīvi uzsākām komunikāciju ar visiem klientiem un turpinām to arī šobrīd. Uzņēmums kļuvis efektīvāks, esam arvien optimālāki – tiešsaiste, e-paraksti, attālinātais darbs,” saka Beķere.

Runājot par krīzes ietekmes finansiālo pusi, “Numeri” vadītāja norāda, ka uzņēmēji uzskata, ka pāreja uz ārpakalpojumu var samazināt esošās uzņēmuma administratīvās izmaksas.

“Mums laikam ir paveicies ar nozari, jo šis ir “klusais” periods, vairāk jaunu klientu nāk rudenī, tādējādi krasa lejupslīde jaunu klientu ziņā nebija novērojama. Vairāk uzņēmumu sāk interesēties par ārpakalpojuma iespējām,” skaidro Beķere.

Viņa piebilst, ka nav vienas tādas laimes formulas – viss, protams, atkarīgs no pašiem cilvēkiem un arī no uzņēmējdarbības nozares. Uzņēmuma vadībai jāpieņem stratēģiski pareizi lēmumi un to var izdarīt sadarbojoties ar grāmatvedi un nodokļu konsultantu, kas ieteiks iespējamos risinājumus, tādējādi vadība nonāk pie kopsaucēja un skaidra rīcības plāna.

Runājot par ieguvumiem no krīzes, Beķere saka, ka uzņēmums šo krīzi saskatījis kā iespēju. “Novērtējām savas komandas spējas. Esam gatavi jaunam posmam un saprotam, cik svarīgs faktors uzņēmumā ir cilvēkresursu un komunikācijas kanālu vadība,” tā Beķere.

Citiem uzņēmējiem Beķere iesaka to, ka “ir jābūt skaidram rīcības plānam un mehānismam, kā sasniegt izvirzītos mērķus. Un svarīgi ir tas, ka par to jābūt informētiem visiem uzņēmuma darbiniekiem. Nedrīkst procesus palaist pašplūsmā. Vadībai “jātur roka uz pulsa” un pēc nepieciešamības jāpieņem konkrēti un brīžiem arī neērti lēmumi.”

Projekta ietvaros tiek runāts par jauno situāciju, kas radusies Covid-19 dēļ, kā mainījies uzņēmumu darbs, kādi ir zaudējumi un vai šī krīze ir devusi iespēju arī iemācīties ko jaunu, kas varētu palīdzēt turpmākajā uzņēmuma darbībā. Šajā projektā uzņēmēji dalīsies pieredzē un ieteiks, kā rīkoties, lai vieglāk pārvarētu krīzi, tādējādi rādot savu uzņēmējdarbības mākslu, kā tikt galā ar sarežģīto situāciju.

"Uzņēmējdarbības māksla" - tas ir projekts, kurš parādīs, vai valsts atbalsta mehānismi ir palīdzējuši saglabāt darbiniekus un kādas ir nākotnes perspektīvas. Projektā iesaistās mazie un vidējie uzņēmumi, kas šajā krīzē tiek uzskatīti par galveno "riska grupu".

Projekts top sadarbībā ar SEB banku.