Covid-19 ir atvēris “nākotnes biroja” durvis (5)

Līdz šim pandēmija ir pierādījusi, ka strādāt var arī attālināti, ar tādu pašu produktivitātes līmeni, vienlaikus saglabājot darbinieku gandarījumu par darbu un jaunām iespējām, kādas šīs izmaiņas ir radījušas. Vairāki jaunākie pētījumi liecina, ka ievērojama daļa darbinieku vēlas arī turpmāk strādāt attālināti visu darba laiku vai vismaz dažas dienas nedēļā. Tāpēc, ja uzņēmumi būs atvērti pārmaiņām, vairums darba vietu pārorientēsies tā dēvētajos “nākotnes birojos”. Bet, ko tajos gaidīt?

Mainās fiziska biroja un komandas sanāksmju organizēšanas lomas

Iepriekš birojs galvenokārt bija telpa, kurā veltīt sevi darbam, apmainīties ar informāciju un piedalīties sapulcēs, sesijās vai “prāta vētrās”. Tā kā attālināts darbs ir ienācis mūsu dzīvē un kļuvis par nozīmīgu ikdienas daļu, arī darbinieki un darba devēji ir kļuvuši daudz elastīgāki - rezultātā ierastie biroji un tikšanās ir mainījušas savu lomu un formu.

Nākotne nosaka, ka birojs kļūs par vietu, kur darbinieki tikai laiku pa laikam pulcēsies, lai veiktu atsevišķus darbus vai tiktos ar kolēģiem klātienē. Birojos nebūs speciāli iekārtotu personīgo darba vietu vai iepriekš ierastā ofisa aprīkojuma.

Mūsu pieredze liecina, ka, ja komanda pārsvarā strādā attālināti un kopā sanāk tikai dažas reizes gadā, fiziskām sapulcēm ir jābūt vairāk vērstām uz komandas saliedēšanu nekā ikdienas darba jautājumiem. Proti, mēs bieži vien sapulces organizējam ārpus biroja, paredzot iekļaut arī tādus radošus komandas saliedēšanas elementus kā, piemēram, kopīga ēdiena gatavošana, gleznošana vai sportiskas aktivitātes. Šādās tikšanās reizēs būtu jāfokusējas uz kopīgu vērtību radīšanu, iesaistes veicināšanu un komandas darba pilnveidošanu. “Mars” to praktizējam arī mūsu reģionā, kurš sastāv no 12 valstīm, un komandas locekļi strādā no dažādām vietām. Šī pieeja ir izrādījusies veiksmīga, lai stiprinātu attiecības un nodrošinātu augstu iesaistes līmeni attālinātajās komandās.

Attālināts darbs prasa izcilas vadības prasmes un augstu darba kultūru

Izmaiņas darba vidē ir pierādījušas arī to, cik nozīmīgas ir vadības prasmes, vadot darbu attālināti, un darba organizatoriskā kultūra. Ir darbinieki, kuriem tiešsaistes tikšanās un attālinātais darbs ir ļoti viegli īstenojamas lietas, taču daudziem vadītājiem tas ir īsts izaicinājums, jo ne visi ir pieraduši strādāt vidē, kur komanda fiziski neatrodas blakus.

Cilvēkiem pietrūkst ķermeņa valodas, personiskās saskarsmes un citu tradicionālās darba vides aspektu, kam ir būtiska loma ikdienas darbā un attiecību veidošanā starp komandas locekļiem un vadītājiem.

Digitālie rīki ir ļoti svarīgi darba procesu nodrošināšanai, taču nevajadzētu aizmirst par to, cik nozīmīga ir savstarpējā uzticēšanās un atbalsts komandā.

Vadot komandas, kas darbojas attālināti, ikvienam vadītājam ir jābūt gatavam apgūt jaunas prasmes un nepārtraukti pilnveidoties. Šāda formāta komandas vadība pieprasa daudz augstāku uzticības līmeni, izvairīšanos no mikromenedžmenta, ļaut komandas locekļiem brīvi lemt, kad un kā strādāt, koncentrējoties uz darba iznākumu un rezultātu. Visu to, ko no vadītājiem gaidīja tradicionālajā darba vidē - spēju efektīvi un skaidri deleģēt uzdevumus un gaidas, novērtēt sniegumu, motivēt, iedvesmot, nodrošināt efektīvas tikšanās, sniegt koučingu, pilnveidot darbiniekus, veicināt savstarpējo uzticēšanos un attiecības – tagad ir jāspēj darīt attālināti, ikdienā netiekoties klātienē.

Darbinieku veselība un labbūtība ir kļuvusi vēl svarīgāka nekā jebkad agrāk

Veselība un drošība nenozīmē tikai nelaimes gadījumu novēršanu darbā, veselības apdrošināšanu un ergonomisku biroja krēslu. Tā ir daudzu profilaktisku darbību veikšana, lai novērstu vīrusu izplatīšanos vai slimību attīstību.

Pandēmijas pieredze ir veicinājusi nepieciešamību pievērst daudz lielāku uzmanību individuālajai higiēnai, aizsardzībai, veselībai un drošībai mūsu ikdienā, tostarp atbildīgu rīcību birojā un piedaloties klātienes sapulcēs. “Nākotnes birojā” darbinieku veselības un darba drošības joma paplašināsies, un noteikti pastiprināsies fokuss uz darbinieku labbūtību (“wellbeing”), garīgo veselību, darba un privātās dzīves harmoniju un personīgo enerģijas resursu vadību.

Paredzams, ka uzņēmumi savos birojos sāks īstenot jaunus un daudz piesardzīgākus pasākumus un prasības, lai aizsargātu darbinieku veselību un drošību. Tām vajadzētu būt arī izmaiņām darbinieku domāšanā, veicinot atbildīgu izturēšanos ne vien pret savu personīgo, bet arī apkārtējo cilvēku veselību. Piemēram,

praksē tas nozīmētu elastību gan attiecībā uz darba grafiku, gan darba vietu, lai pasargātu kolēģus gadījumā, ja cilvēks jūt kādus slimības simptomus vai pazīmes.

Mēs to jau esam praktizējuši iepriekš, un Covid-19 vēl papildus pierādīja, cik nozīmīga būs veselība un drošība “nākotnes birojā”.

Tiešsaistes mācību platformas veicinās pastāvīgu darbinieku prasmju attīstību

Tiešsaistes studiju un mācību resursi, kas ir ērti pieejami 24 stundas diennaktī, sniedz visiem darbiniekiem pilnveides iespējas dažādās jomās, palīdz sekot nozares un pasaules tendencēm, kā arī sekmē karjeras izaugsmi. Piekļuve dažādiem digitālajiem mācību resursiem un darbinieku mudināšana pastāvīgi mācīties ir viena no aktivitātēm, ko katrs uzņēmums var darīt un ko tam arī vajadzētu darīt.

Katrā uzņēmumā ir sastopami entuziastiski darbinieki, kuri aizraujas ar inovatīviem rīkiem un risinājumiem, kā arī ir gatavi dalīties savās zināšanās un mudināt attīstīties arī citus. “Mars” esam izveidojuši kopienas, kas veicina un atbalsta jaunu prasmju apguvi darbinieku vidū, piemēram, dizaina domāšanu, digitālo rīku izmantošanu, spēju strādāt vienkārši un ātri, pārmaiņu vadību un virtuālo sadarbību.

Šīs komandas izstrādā atbalstošus un izglītojošus materiālus, aktīvi dalās ar tiem un palīdz kolēģiem mācīties, pielietot jauniegūtās prasmes un konceptus ikdienas darbā.

Karjeras veidošanai un talantu piesaistei ir pazudušas robežas

Talantu piesaistei un karjeras attīstībai vairs nav ģeogrāfisko robežu. Iespējas ir atkarīgas no valodu prasmēm, kas vajadzīgas konkrētajam darbam, bet fiziskā atrašanās vieta, mobilitāte vai gatavība pārcelties vairs tik ļoti neietekmē profesionālo sapņu piepildīšanu. Tā ir “win-win” situācija gan darbiniekiem, gan darba devējiem.

Darbinieki var attīstīt karjeru, neupurējot ģimeni vai personiskos aspektus, tikmēr uzņēmumiem ir iespēja noalgot augsta līmeņa speciālistus no jebkuras vietas pasaulē.

Mēs jau kādu laiku pieņemam cilvēkus darbā attālināti, tāpēc intervijas ar kandidātiem un viņu kompetenču novērtēšana tiešsaistē ir daļa no regulāra personāla atlases procesa. Pašlaik mūsu reģionā tiek ieviests vēl viens digitālais rīks, kas būs nozīmīgs atbalsts sekmīgai darba uzsākšanai, it īpaši komandās, kas strādā attālināti.

Lai jaunais kolēģis sāktu strādāt “Mars”, vairs nebūs nepieciešama vadītāja vai komandas locekļu fiziska klātbūtne. Daudzas darbības, kas ir saistītas ar ievadīšanu darbā un jauno pienākumu apgūšanu, tiks īstenotas automātiski un nodrošinātas tiešsaistē, vienlaikus iepazīstinot un apmācot jauno kolēģi attālināti, kā arī nodrošinot pieeju visiem nepieciešamajiem resursiem.

Kopumā, lai efektīvi ieviestu un strādātu “nākotnes birojā”, mums ir jāpieņem jauns domāšanas veids, jāmaina attieksme un jāapgūst prasmes, kas vajadzīgas jaunajā darba vides konceptā.

Tehnoloģijas sniedz iespēju izvairīties no vīrusa izplatīšanās riska, taču līdz ar to mums ir jāapgūst attiecību veidošana un stiprināšana attālināti. Tas nozīmē arī pārzināt un pieņemt kultūru atšķirības, izprast personīgās komunikācijas stilu un spēt to pielāgot, kad tas ir nepieciešams. Tā kā “nākotnes birojs” sniedz iespējas sadarboties ar cilvēkiem jebkur pasaulē, turpmāk vēl

lielāka uzmanība ir jāpievērš dažādības pieņemšanai un cilvēku iekļaušanai, esot drošiem, ka visi kolektīvā jūtas pieņemti, novērtēti un iesaistīti.