7 mīti par attālināto darbu, kas sabruka pandēmijas laikā (1)

Gandrīz gads ierobežotas satikšanās režīmā palīdzējis uzņēmumu darbiniekiem apjaust, ko patiesībā nozīmē attālināts darbs.

Pagājušā gada martā Latvijā ieviestie satikšanās ierobežojumi lika uzņēmumiem piespiedu kārtā "uz savas ādas" pārbaudīt mītus par darbu ārpus biroja un mācīties strādāt attālināti. Izrādījās, ka daļa pieņēmumu bija nepatiesi. Pie vērtīgām atziņām aizgājušajā gadā tikuši daudzi uzņēmumi, ieskaitot mobilo sakaru operatoru Tele2, VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centru (LVRTC) un Jelgavas pašvaldības administrāciju.

1.mīts. Darbinieki no mājām nespēj pildīt savus pienākumus tik pilnvērtīgi un tādā apjomā kā klātienē

"Domāju, ka šis uzskats valdīja un, iespējams, vēl joprojām valda daudzu uzņēmumu vadītāju prātos. Taču, kā pierādījusi Tele2 prakse, ja tev ir atbilstošs tehniskais nodrošinājums, iekšējā darba kultūra un vērtības, tad darbinieki var ļoti kvalitatīvi un efektīvi pildīt savus darba pienākumus arī attālināti. Mums gan regulāri ir jāatgādina par darba un brīvā laika balansu, jo, strādājot no mājām, to bieži vien ir grūti nošķirt," stāsta Tele2 HR biznesa partnere Ilze Žagare, piebilstot, ka uzņēmums attālināti strādā no 2020. gada marta vidus, kad lēmums par šādu režīmu tika pieņemts vienas dienas laikā. Šobrīd birojā vienlaikus drīkst atrasties ne vairāk kā 20% no visiem biroja darbiniekiem, ievērojot arī zināmus drošības pasākumus.

"Šis pieņēmums neatbilst patiesībai, ar piebildi, ja iestādē ir pienācīgi sakārtota e-dokumentu aprite un darbinieki ir raduši strādāt ar e-dokumentiem.

Mēs šo jautājumu risinām un šajā periodā esam krietni progresējuši, spējot nodrošināt visu nepieciešamo pakalpojumu spektru – gan videokonferences un dokumentu apriti, gan domes sēžu vadīšanu un balsošanu, bet darbiniekiem nav viegli mainīt ieradumus, lai strādātu ar e-dokumentiem. Tomēr svarīgas ir arī izjūtas – tas netveramais, ko cilvēki gūst, nepastarpināti savstarpēji komunicējot. Tehnoloģijas var nodrošināt tikai šādas komunicēšanas vairāk vai mazāk pieņemamu atdarināšanu, turklāt, cik veselīgi ir 8 stundas sēdēt pie monitora, katrs pats var atbildēt," pārdomās dalās Jelgavas pilsētas pašvaldības administrācijas Informācijas tehnoloģiju pārvaldes vadītājs Dainis Ruments.

2.mīts. Zūd komandas gars un sasaiste ar uzņēmumu

"Šis aspekts mani kā uzņēmuma vadītāju martā satrauca visvairāk, jo nenoliedzami viens no darba produktivitāti un lojalitāti veicinošiem aspektiem ir tieši piesaiste komandai, vienoti sirdspuksti un degsme mērķu sasniegšanā. Jau kopš pērna gada marta mums ik mēnesi notiek visa kolektīva kopīgas tiešsaistes sanāksmes. Kas ir interesanti – klātienē tādas organizējām tikai divreiz gadā, tātad faktiski 2020. gadā komunikācija ar darbiniekiem ir pieaugusi. Tāpat, domājot par veidiem, kā mazināt stresu, ko ienesis jaunais darba ritms, preventīvi rīkoties, lai novērstu izdegšanas sindromus, pārslodzi, norobežošanos, regulāri pieaicinām vieslektorus, kas dalās ar zināšanām un iemaņām par to, kā vingrot mājas apstākļos, kā pārvarēt stresu, kā organizēt darbu,» pielāgošanos jaunajiem apstākļiem izklāsta LVRTC valdes priekšsēdētājs Edmunds Beļskis.

"Šī gada sākumā ar ārēju ekspertu palīdzību organizējām darbinieku apmierinātības apzināšanu, lai identificētu jomas, kurām 2021. gadā īpaši pievērst uzmanību. Esam gandarīti, ka LVRTC darbinieku piesaistes līmenis uzņēmumam ir augsts, lielākā daļa lepojas ar darba vietu, vairāk nekā 70% atkārtoti pieteiktos darbā LVRTC. Tāpat darbinieki atzinīgi novērtējuši to, ka vadītāji uzdod skaidrus darba uzdevumus un definē sagaidāmos rezultātus. Īpašs gandarījums ir par to, ka arī darbinieki, kuri uz LVRTC atnākuši tieši pandēmijas laikā – tātad faktiski apstākļos, kad viņiem nav bijusi iespēja strādāt komandā klātienē, ir iejutušies un jūtas piesaistīti komandai."

3.mīts. Attālināta saruna nav kvalitatīva saruna

"Mēs savā praksē redzam, ka daudzos brīžos saruna ar darbinieku video zvanā ir pat kvalitatīvāka nekā klātienē, jo ir daudz lielāka koncentrēšanās sarunai un mazāk blakus apstākļu, kas var traucēt. Turklāt bieži vien šādās video sarunās mēs kolēģi iepazīstam daudz labāk, kas ir svarīgi no komandas veidošanas un saliedēšanas aspekta," stāsta Tele2 pārstāve I.Žagare.

4.mīts. Attālināto darbu ir vienkārši organizēt – uzliec tik videokonferences programmatūru un strādā

"Tā nav. Darbinieki jāapmāca strādāt attālināti un jānodrošina personu datu drošība, strādājot mājas apstākļos, kā arī jānodrošina ar nepieciešamo datortehniku. Darba devēja iestādei jābūt atbilstošam tehnoloģiskam nodrošinājumam, lai spētu sniegt darbinieku skaitam atbilstošu aizsargātu savienojumu skaitu (VPN). Mēs pielāgojamies apstākļiem, bet tas prasa ievērojamus budžeta līdzekļus un zināmas spējas paredzēt notikumu turpmāku attīstību, turklāt pienācīgu datortehniku pašlaik ir teju neiespējami iegādāties," pašvaldības pieredzi atklāj D.Ruments.

5.mīts. Lielos pārmaiņu projektus nav iespējams kvalitatīvi realizēt attālināti

"Kā izrādījās, to var, un var pat ļoti labi paveikt. Tas attiecas arī uz dažādu jaunu biznesa procesu ieviešanu.

Mēs šajā laikā neesam atcēluši vai apstādinājuši nevienu lielo projektu tikai tāpēc, ka strādājam attālināti.

Protams, arī mūsu uzņēmumā valdīja dažādi aizspriedumi un zināmā mērā arī bailes par strādāšanu attālināti, taču šie aizspriedumi visai ātri tika lauzti. Viens no būtiskākajiem iemesliem tam bija uzņēmuma iekšējā darba kultūra un vērtības, kas veicināja darbinieku patstāvību un elastību, kas ir tik ļoti būtiski faktori strādāšanai attālinātā režīmā. Turklāt visi biroja darbinieki jau iepriekš bija nodrošināti ar portatīvajiem datoriem, mobilajiem sakariem un internetu mājās," I.Žagare uzsver, ka vērtības un darba kultūra nav tikai "skaistas frāzes", bet gan reāli ikdienā pārbaudīti faktori.

6.mīts. Darbiniekiem, kuri strādā attālināti, katra diena paiet, laiski tērptiem pidžamā vai pludmalē ar datoru klēpī

"Šis, iespējams, ir bijis viens no vecākajiem mītiem – uzticēšanās jautājums, kas kavējis darba devējus ātrāk ieviest attālinātā darba praksi. Ja abstrahējamies no pandēmijas pozitīvā grūdiena darba formu maiņai, tad, iespējams, attālinātais darbs pietiekami ilgi ir ticis pozicionēts kā darbinieka ieguvums, nevis abpusējs – darba devēja un darbinieka – ieguvums.

Praksē mēs esam pārliecinājušies, ka nav jāsēž ar darbinieku vienā telpā, lai novērtētu viņa sniegumu. Šādu pašu efektu var panākt, pārskatāmi un atsekojami uzdodot un vadot uzdevumu izpildi.

Ja organizācijā ir ieviesta uzdevumu vadības sistēma, tas ļauj pietiekami automatizēti mērīt gan darba izpildei patērēto laiku, gan darbu apjomu un darbinieku noslodzi," stāsta LVRTC valdes priekšsēdētājs Edmunds Beļskis.

Pērnā gada martā, kad sākās pandēmijas pirmais vilnis, LVRTC divu dienu laikā spēja nodrošināt, ka 60% darbinieku turpina darbu attālināti. Darbu struktūrvienībās turpināja tikai dežūrdarbinieki un darbinieki, kuru ikdienas pienākumi paredz steidzamu vai plānotu tehnisku uzturēšanas darbu veikšanu LVRTC struktūrvienības vai klientu objektos. Visi darbinieki ikdienas pienākumu veikšanai jau iepriekš bija aprīkoti gan ar eParakstu, gan risinājumiem drošai attālinātai piekļuvei mūsu informācijas sistēmām un elektroniskai darba videi.

7.mīts. Komandas vienotību un garu ir grūti panākt, strādājot attālināti

"Jā, tas ir grūti, bet ne neiespējami. Ļoti daudz kas ir atkarīgs no tiešā vadītāja un tā, cik aktīvi dažādos procesos iesaistās viņš personīgi, un kā viņš strukturē savas komandas dienu, nedēļu.

Lielisks piemērs ir arī mūsu pieredze ar darbiniekiem, kuri strādā reģionos. Līdz pandēmijai mums nebija pietiekami kvalitatīvs iekšējais komunikācijas kanāls, kas ļautu pilnvērtīgi uzņēmuma dzīvē iesaistīt tos kolēģus, kas strādā klientu centros, kas atrodas dažādās Latvijas vietās. Aizvadītā gada pavasarī mēs ieviesām tādu iekšējās komunikācijas rīku kā Workplace, kas ir visiem labi zināmais Facebook, tikai paredzēts iekšējai komunikācijai. Rezultātā mūsu darbinieki, kas nestrādā birojā, tagad ir daudz tuvāk dažādiem uzņēmuma procesiem un biroja darbinieku dzīvei, savukārt biroja darbinieki ir zinošāki par kolēģu aktualitātēm klientu centros," stāsta Tele2 HR biznesa partnere I.Žagare.

Raksts tapis sadarbībā ar "Datakom"