Uzņēmējdarbības izaicinājumi: kā atjaunot saikni ar klientiem un kolēģiem digitalizētā pasaulē

Strādājam kopā – attālināti!

Pēdējos gados attālinātā darba iespējas ir kļuvušas populārākas, 2020. gadam krasi paātrinot pāreju no ierastā darba birojā uz strādāšanu no mājām. Turklāt, pateicoties neskaitāmām digitalizētām platformām un tiešsaistes sadarbības rīkiem, tagad ir vieglāk nekā jebkad agrāk pārvaldīt komandu. Faktiski ir atklāts, ka darbs no mājām palielina produktivitāti līdz pat 13%, un mēs varam sagaidīt, ka šāda komandas vadības pieeja tuvākajā nākotnē kļūs arvien izplatītāka.

Par iemeslu tam kļūst pozitīvās iezīmes, kas parādās, veicot darbu attālināti. Tas mazina stresa līmeni, nodrošina labāku darba un privātās dzīves līdzsvaru, nodrošina produktivitāti un radošumu mērķu sasniegšanā, kā arī samazinās ar darbu saistītie izdevumi kā uzņēmumiem, tā arī to darbiniekiem. 

Atšķirība starp attālināto un biroja komandu pārvaldīšanu

Darbinieku vadīšana no attāluma viennozīmīgi atšķiras no to koordinēšanas biroja telpās. Attālinātajam darbam ir daudz priekšrocību, kuras gūst visas iesaistītās puses, taču tas var būt arī posms, kas pilns ar izaicinājumiem.

“Vadītājiem, kuri vēlas gūt panākumus pārejā no biroja komandas uz attālinātu, ir jābūt savam un savas komandas izaicinājumam,” vēsta Forbes personāla vadītājs Endrjū Dosons.

“Uzņēmuma vadībai ir arī svarīgi izrādīt uzticēšanos saviem komandas biedriem un izvairīties no mikropārvaldības, kas darbinieku vidū var izraisīt negācijas. Respektīvi, tā var būt postoša, ja runa ir par attālinātām komandām,” saka Alekss Kvamme, Pathlight izpilddirektors un līdzdibinātājs.

Par to, cik nozīmīgs šis laiks ir uzņēmumu vadībai, stāsta "Draugiem Group" runasvīrs Jānis Palkavnieks, sakot:

“Komandu vadītājiem pandēmijas laika posms ir liels izaicinājums – tā ir lielāka slodze. Tas izpaužas pat sarunās ar savējiem, jo jāsarunājas ar visiem darbiniekiem, bet tas jāveic attālināti. Piemēram, mūsu vadītāji izmanto atsevišķas metodes – ieplāno savos kalendāros sarunu ar kādu no komandas biedriem un parunā par neko. Iemesls tam ir pieradums, jo šādas neformālās sarunas pirms pandēmijas laika bija viena no darba dienas sastāvdaļām."

Komunikācija ir komandas vadības un klientu attiecību pamats

Darba pienākumu izpildes pārredzamība un skaidra katra uzdevuma definēšana ir veids, kā redzēt izaugsmi procesos un sadarbībā. Jebkuras attālinātas komandas pārvaldības panākumu atslēga ir pārliecība, ka visi tās dalībnieki atrodas vienkopus. Kad uzņēmums ir pārgājis uz darbu attālināti, vadītājiem ir svarīgi izmantot pareizus saziņas kanālus, lai pārliecinātos, ka visi tiek turēti kopā. 

Tas pats attiecas arī uz klientu attiecību vadību. Pats par sevi saprotams, ka ir ļoti svarīgi veidot tādas attiecības ar klientiem, kas balstītas uz uzticību. Piemēram, reklāma dod sava veida solījumu no zīmola puses, ka pēc tam uzņēmuma radītais produkts vai pakalpojums sniegs jaunu, pozitīvu pieredzi klientam. Bet Covid-19 ir licis jaunu uzsvaru uz attiecībām, īpaši B2B pārdošanā. Saskaroties ar virtuālu pārdošanas vidi, uzņēmumi ar jau esošajām klientu attiecībām ir spējuši saglabāt ieņēmumu impulsu, izmantojot savu iepriekšējo spēku un jaudu, ar kādu ir strādāts. 

Abos gadījumos uzticība un integritāte ir būtiski svarīgas, lai veicinātu uzņēmuma virzību. Par to ir pārliecināts arī Palkavnieks, stāstot par uzticēšanos kolēģu vidū - tā izpaužas veiksmīgā ikdienas sadarbībā un komunikācijā, nekontrolējot katra paveikto pienākumu skaitu. "Nav nepieciešams dienas beigās no katra darbinieka lūgt informāciju, cik viņš savu laiku ir izmantojis produktīvi, veicot savus darba pienākumus. Attālināti strādājot, tā kļūst par katra darbinieka atbildību. Ja kādam no kolēģiem sākotnēji bija radušās problēmas laika plānošanā, tad laika gaitā tas ir apgūts," vēsta "Draugiem Group" pārstāvis. 

Līdzīgu viedokli pauž būvinženieris un uzņēmuma “Forma 2” valdes loceklis Jānis Zolbergs, norādot, ka “šobrīd uzticēšanās spēlē lielu lomu. Šajā periodā ir nepieciešams vairāk uzticēties pašiem darbiniekiem - paļauties uz viņu spējām un atbildību paveikt darbu, jo ne vienmēr būs iespējams pašam par to pārliecināties klātienē. Tas pats attiecas arī uz klientiem (pasūtītājiem) – viņi savu uzticēšanos pauž brīdī, kad sākam sadarbību”.

Kādi rīki nepieciešami, lai pārvaldītu komandu attālināti?

Viena lieta ir zināt, ko darīt kā attālās komandas vadītājam darbplūsmas un komunikācijas ziņā, otra ir tās ieviešana. Neatkarīgi no tā, vai attālināti vadāt komandu, kurā visi atrodas vienā valstī, vai darbinieki atrodas dažādās pasaules vietās, ir jābūt gataviem ieviest jaunus vadības rīkus, kas ļauj visiem sadarboties, vienlaikus nezaudējot augstu iesaisti un motivāciju.

Rīki, kurus šobrīd aktīvi izmanto dažādās nozarēs esoši uzņēmumi, iedalās piecās kategorijās:

• All – in - one rīki, lai visu apvienotu vienā sistēmā
• Mākoņpakalpojumi failu saglabāšanai un koplietošanai
• Produktivitātes rīki, lai novērstu traucējošos faktorus un uzlabotu darba efektivitāti
• Saziņas un sadarbības rīki tiešsaistes sanāksmēm un labākai komandas sadarbībai
• Drošības rīki, lai jūsu dati būtu drošībā

Daloties pieredzē par saziņu ar klientiem un mākoņpakalpojumu lietošanu ikdienā, Jānis Zolbergs vēsta, ka pandēmijas sākums nav bijis liels pagrieziena punkts, jo arī pirms tam šādi digitālie risinājumi tika izmantoti pienākumu izpildei. "Iesaistoties starptautiskos projektos, kur strādā komandas no daudzām pasaules valstīm, tika rīkotas attālinātas sanāksmes. Līdz ar to varam sacīt, ka bijām digitāli gatavi šādām pārmaiņām," stāsta Zolbergs. 

Apzinoties, ka komandā ir kāds, kuram šādu digitālo rīku lietošanā ir mazāka pieredze nekā citiem kolēģiem, Jānis Zolbergs aicina arī citus uzņēmuma vadības pārstāvjus nodrošināt komandai apmācību kursus digitālo prasmju noturēšanai un uzlabošanai, kas palīdzēs ātrāk pierast pie jaunajiem darba apstākļiem, nezaudējot produktivitāti. 

Iesaistīšanās un vērtību apmaiņa

Radoša savienojuma atjaunošana, izmantojot kopīgu virtuālo pieredzi, ir palīdzējusi ne tikai iekšējo attiecību uzlabošanā, bet veiksmīgi strādā arī uz uzņēmuma klientiem. Organizēt virtuālos pasākumus var ne tikai klientiem, bet arī ar kolēģiem, ieplānojot Zoom komandas kafijas pauzi vai kopīgas pusdienas – tās var izraisīt pozitīvas emocijas un padarīt kāda dienu gaišāku. Saglabājot neformālu atmosfēru, iespējams radīt jaunas, inovatīvas idejas, kas var veicināt uzņēmuma darbību šajā pandēmijas laikā.  

Sarunā ar Jāni Palkavnieku noskaidrojām: lai nezaudētu radošu garu uzņēmuma kolektīvā, arī "Draugiem Group" jau pandēmijas sākumposmā rīkoja virtuālos saliedēšanās pasākumus, kas izdevušies pārsteidzoši labi. Tomēr nepieciešamību rīkot tādus atkārtoti uzņēmums nesaskatīja. "Pirmā šāda pasākuma reize šķiet interesanta, jo tā ir jauna pieredze, bet otrajā vairs nav jūtama motivācija apmeklēt un rīkot tādus," komentē Palkavnieks. Tomēr papildus šādu pasākumu rīkošanai ikdienišķas sarunas tiek uzturētas arī kādā no saziņas platformām.

Saglabājot formātu, kādā iepriekš komandai ir radušās vērtīgas idejas un cīņasspars iet uz priekšu, tiek rīkotas iedvesmas lekcijas. "Šobrīd esam nedaudz pārformējuši iedvesmas lekciju formātu, jo par tās galveno viesi kļūst psihoterapeits, lai video zvanā dalītos ar padomiem, kā stiprināt savu garīgo veselību un emocionālo stāvokli," vēsta Palkavnieks.

Kā vēsta “Tech Crunch”, šāda formāta pasākumi šobrīd veicina arī pārdošanu. Respektīvi, neatkarīgi no tā, vai mārketinga speciālisti izvēlas veidot mijiedarbību ar zīmolu klātienē vai gūt virtuālu pieredzi, panākumu atslēga ir skaidrs šīs iesaistīšanas mērķis. Šo mērķu paturēšana prātā palīdz komandām saglabāt koncentrēšanos un iedvesmu tos sasniegt. Laba stratēģiskā vadība radīs iedvesmu un vēlmi būt produktīvam, radošam un virzīt vēl citus jaunus projektus.

Lai panāktu esošo un topošo klientu iesaisti, uzņēmumi veic aptaujas, kurās tiek noskaidrots un uzklausīts klientu viedoklis par to produktiem. Ja tās sniedz vērtīgas atbildes, kas nozīmē produkta uzlabošanu vai jaunu radīšanu, tad aptaujas vairs nav galvenais ziņojums - tās kļūst par daļu no uzņēmuma auditorijas aktivizēšanas veida, kas veicina pozitīvu tēla veidošanu zīmolam.