Baltijā inovatīvais apzīmogošanas rīks eZīmogs+ mākonī jau pieejams dokumentu pārvaldības sistēmā “DocLogix”

Dokumentu pārvaldības sistēmas nodrošina dažādas iespējas: iesniegt un apkopot dokumentus uzņēmumam pārskatāmā un vienotā platformā, izsekot dokumentu plūsmai starp darbiniekiem un klientiem, atgādināt līguma termiņus vai pat iztērēto līguma summu un daudzus citus risinājumus. Tā kā dokumentiem nereti ir jābūt juridiski saistošiem, mūsdienu dokumentu pārvaldības sistēmās ir integrētas arī parakstīšanas un apzīmogošanas iespējas. Šīs integrācijas mērķis ir nodrošināt ērtu un ātru parakstīšanu pašā sistēmā – vairs nav nepieciešams dokumentu parakstīt atsevišķi kādā citā platformā un tad to augšupielādēt uzņēmuma dokumentu pārvaldības izmantotajā sistēmā.

“Mūsdienās organizācijas aizvien vairāk izprot un novērtē darbinieku laiku un meklē risinājumus, kas palīdz dokumentu pārvaldības un aprites procesus padarīt maksimāli ērtus un lietotājam draudzīgus. Būtiska nozīme ir efektivitātei, tādēļ dažādu risinājumu integrācijas, kur vienādas datu kopijas nav vienlaikus jāglabā vairākās vietās vai jāpārsūta no vienas sistēmas uz otru, gūst aizvien plašāku popularitāti”, stāsta “DocLogix” vadītājs Žilvins Kazlauskas. “Mēs ticam, ka nākotnē arī eZīmogs tiks plaši izmantots, tāpēc esam pirmie, kas integrējuši to savā sistēmā. Šādu risinājumu integrēšana palielina drošību un samazina kļūdu iespējamību.”

LVRTC izstrādātais elektroniskās apzīmogošanas rīks eZīmogs+ mākonī ir Baltijā unikāls risinājums, kas nodrošina uzņēmējiem ērtu apzīmogošanas funkciju.

“Vērtējot visdažādākos biznesa procesus, var secināt, ka ne vienmēr tajos ir nepieciešams uzņēmuma vadītāja vai darbinieka paraksts. Tomēr drošība un tiesiskā noteiktība nepieciešama vienmēr. To var nodrošināt ar organizācijas zīmogu digitālā vidē – eZīmogu,” produkta izstrādes nepieciešamību komentē LVRTC ePakalpojumu daļas klientu vadītāja Vita Apse. “Elektroniskais zīmogs apliecina dokumenta vai jebkuras citas datnes piederību organizācijai un tāpat kā drošs elektroniskais paraksts apliecina arī to, ka dokumenta saturs pēc apzīmogošanas nav mainīts. Tas uzņēmumiem ir īpaši svarīgi, jo to parakstītie apliecinājumi un citi dokumenti ne vienmēr tiek izsniegti tikai vienai personai – daudzos gadījumos tos saņem pavisam cits adresāts. Šis adresāts jau no apzīmogotās datnes saprot, ka datne ir konkrēta uzņēmuma apzīmogota. Ja salīdzinām to ar dokumentu, ko paraksta darbinieks, tad saņēmējam nav obligāti Uzņēmuma reģistrā vai statūtos jāpārliecinās, kura persona drīkst parakstīt šādus dokumentus. eZīmogs atšķirībā no eParaksta nav piesaistīts konkrētai personai, bet gan uzņēmuma reģistrācijai. Šādā veidā tiek saglabāta juridiskas personas un to darbinieku atbildība par pieņemtajiem lēmumiem, vienlaikus pasargājot to identitāti. Uzņēmuma vadība var kontrolēt, kuram no darbiniekam tiek sniegta piekļuve eZīmogam. Vēl būtiski akcentēt: līdzko dokuments ir apzīmogots, tajā tiek saglabāta katra veiktā izmaiņa un uzreiz ir iespējams pārbaudīt, vai, piemēram, izrakstītajā rēķinā kāds nav pašrocīgi mainījis datus. Līdz ar to eZīmogs būs īpaši parocīgs ikdienas rutīnā – sagatavojot izziņas, rēķinus, apliecinājumus un daudzus citus dokumentus. Kad nododam automašīnu servisā, telefonu garantijas remontā, saņemam maksājuma apliecinājumus bankā vai analīzes no laboratorijas, tad nav būtiski, kurš servisa, bankas vai laboratorijas darbinieks tos paraksta, jo svarīgs ir tikai dokumenta autentiskums un pierādāmā saikne ar uzņēmumu. Nobeigumā arī jāuzsver, ka apzīmogotam dokumentam ir neapšaubāms juridisks spēks.”

Elektroniskais apzīmogošanas rīks eZīmogs+ ir piesaistīts mākonim, nodrošinot garantu digitālajā vidē. To var ērti pārvaldīt ar kvalificētiem rīkiem – mobilo lietotni eParaksts mobile un eID karti, kā arī portālā eParaksts.lv.

Plašāka informācija par dokumentu un procesu pārvaldības sistēmām pieejama ''DocLogix'' oficiālajā tīmekļa vietnē www.doclogix.lv.

Par “DocLogix”

“Doclogix” piedāvā risinājumus, kas ir īpaši izstrādāti, lai veiktu dokumentu digitalizāciju un automatizētu ar to saistītos procesus. Šie risinājumi pilnībā novērš nepieciešamību pēc papīra dokumentiem uzņēmējdarbībā un publiskajā sektorā. Izmantojot “Doclogix” rīkus, dokumentu izveide, apstiprināšana, parakstīšana, glabāšana un citi procesi tiek vadīti centralizēti un efektīvi. Tas ļauj ikvienam darbiniekam, sākot no speciālistiem un beidzot ar augstākā līmeņa vadītājiem, iegūt lielāku skaidrību un kontroli ikdienas darbā.